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官公庁や自治体が行う公の入札に関心を持った時や、実際に入札に参加をし始めた時に、『電子入札』という言葉を見聞きしたことはないでしょうか。
「電子入札」と聞くと便利そうだと感じますよね。そこで、いろいろなWEBサイトで情報を確認してみますが、結局は聞きなれない入札関連の言葉も多く、説明を読んでもよくわからないことが多いでしょう。

私自身はそのように感じました。

そこで、電子入札についての基礎知識とその導入手順について、簡単にまとめてみました!!
これをお読みの皆様にとって、まとめが少しでもお役に立てば幸いです。

これを読めば5分で電子入札の基礎知識と導入の手順が分かります。

【インターネット経由で便利な電子入札】

そもそも電子入札とは何か?

電子入札とは、入札を行う行政機関からの通知や、各種書類の提出などの業務をインターネット経由で行うことができる、電子化された入札執行システムのことです。

そもそも入札は「紙」をベースにやり取りが行われるのが今でも主流です。
しかし紙をベースにした入札は、仕様書などの書類を現地に受け取りに出向いたり、見積書や提案書等の提出書類を郵送したりと、移動費用や手続きに時間がかかります。

これを効率化するために国土交通省が先導してスタートし、今では他の多くの自治体等でも展開が図られているのがこの電子入札システムです。

では、まずはこの電子入札を導入するメリットをまとめてみましょう。

電子入札のメリット

行政機関側のメリット 入札参加側のメリット
  • 情報公開により透明性を高めることができる
  • 電子化による事務効率の改善ができる
  • 談合の防止により公平性が確保できる
  • 移動や申請の費用と時間が削減できる
  • 電子化により事務効率の改善ができる
  • 契約書等の書類の保管が不要になる
  • 契約書の印紙税が不要になる

※あくまで独自調査のため、詳細はご確認ください

なるほどと感じるメリットもありますね。
また、官公庁では電子入札の導入をすすめているため、電子入札でしか参加できない申請や案件もあります。

では、もしメリットを感じて導入を決めた場合、具体的には何から始めたら良いのでしょうか。

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【電子入札に必要なものとその仕組】

電子入札に参加するには大きく以下の4つが必要です。

  1. インターネットに接続できる環境
  2. パソコン本体やプリンタ等のハードウェア
  3. 電子証明書(ICカード)とICカードリーダ
  4. 必要とされる各種ソフトウェア

電子入札は、官公庁や自治体によりシステムの設計主体が異なる場合があるため、自社のハードウェアの環境との適合などは、参加を希望する発注機関に確認する必要があります。
また、インターネット上で個人や法人を特定するための電子証明書(ICカード)は、入札を行う発注機関ではなく、公的に認定された民間企業に発行や運営が委託されています。

これらの仕組みを簡単にまとめると以下の図のようになります。

<図を表示>

これらの電子入札の仕組みを把握した上で、次に導入するためのステップについて見ていきましょう。

電子入札導入のためのステップ

ステップ1:機器の準備とスペックの確認

当たり前ですが、まずは『インターネットに接続できる環境』が必要です。
そのうえで、使用しているパソコンやソフトウェアのバージョンの確認が必要になります。

代表的なチェック項目

ハードウェア環境 CPU メモリ
HDD容量 グラフィックプロセッサ
ソフトウェア環境 OSのバージョン 使用ブラウザのバージョン
JAVA実行環境

参加を希望する発注機関に問い合わせをしたり、後のステップに出てくる電子認証局に問い合わせをする場合に、上記のチェック項目を確認されるので、事前にチェックしておきます。

ステップ2:電子証明書(ICカード)とICカードリーダの購入

電子入札を行うには電子証明書(ICカード)とICカードリーダが必要です。
これらは公的に認定された電子認証局(発行を委託された民間企業)により購入が可能です。
参加を希望する発注機関に対応している認証局を確認して、サービス内容や費用を比較して、希望する認証局に問い合わせをしましょう。

代表的な電子認証局と費用の比較(カードは1年間/1枚・カードリーダは1台を想定)

認証事業者名 URL ICカード カードリーダ
NTTネオメイト http://www.e-probatio.com/ 15,000円 9,500円
ジャパンネット http://www.diacert.jp/plus/ 11,000円 6,500円
帝国データバンク http://www.tdb.co.jp/typeA/ 13,440円 6,500円
東北インフォメーション・システムズ https://www.toinx.net/ebs/info.html 11,500円 8,000円
日本電子認証 http://www.ninsho.co.jp/aosign/ 15,000円 9,000円

※利用期間が統一できない場合は1年あたりに換算しています。
※各認証局による割引やオプションについては直接お問い合わせください。

ICカードを複数枚購入すると割引を受けられたり、利用期間の延長サービスやセットアップのオプションなど、各認証局によってサービス費用や内容が異なるようです。
ここでは大体の導入費用を確認することにとどめ、詳細は各認証局に問い合わせすることをお勧めします。

この中で一つを選ぶのは難しいのですが、価格は比較的高いものの、入札で狙い目になる独立行政法人などの公団・公社の対応数の多いNTTネオメイトや日本電子認証を個人的には推奨したいと思います。私見になりますが参考にして頂ければ幸いです。

【電子入札のデメリット】

いくつか調査を進めるうちに、電子入札にもデメリットや注意点があることがわかりました。
後で後悔しないよう、導入を進める前にこれらもしっかりと把握しておきましょう。

電子入札のデメリット

使用しているパソコンやブラウザの確認や設定などを、自分でスムーズにできる人にとっては、電子入札を活用するメリットは大きいです。移動の手間や書類の入手を電子的に処理して手間を省きましょう。
一方でそれが苦手という人にとっては、電子入札を使いこなすのは難しいのではと思います。確認や設定に手こずるようでは、結果的に手間がかかって十分にメリットを活かせない可能性が高いと考えられます。

■電子入札は官公庁や自治体によって全て統一されているわけではない

導入してしまえば全ての電子入札で使えそうですが、発注機関によってシステム設計が異なるため、自社で使っているICカード、カードリーダ、パソコン環境などがシステムに対応しているか確認が必要です。

■ソフトウェア環境により使えない場合がある

パソコンを買い替えた場合やソフトのアップデートを行った場合に、接続している電子入札システムの推奨する環境と適合せず、使えなくなる(または設定をし直す必要がある)場合がある。

■担当者からの生の情報が得られなくなる。

電子的に公表された情報しかないため、対面ならではの口頭情報が得られない。電子入札システム上の文字情報だけで見積もりや提案をした場合に、発注機関側のニーズや意図を取り違えるリスクがある。

さいごに

電子入札の基礎知識と導入ステップは如何でしたでしょうか。
入札を行うために必ずしも電子入札を導入する必要はありません。
しかし、ひとつの手段として電子入札のメリットや、導入の手順を認識・把握しておくメリットはあります。

ここでまとめた情報がその一助になれば幸いです。

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入札には、公告や公示や告示など似たような言葉が多くて違いが分かりづらいですよね?

公告とは公示と告示の総称のことであり、入札の参加への第一歩となります。 公告には期間が設けられていて、しっかりその公告期間を把握していないと入札に参加できなくなってしまいます。

公告を制するものが入札を制するといっても過言ではありません。

今回は、公告とは何かという説明と合わせて、期限のある公告期間を逃さない方法もお伝えします

入札における公告(入札公告)とは何か

公告とは、発注する機関が入札情報などの調達に関わる情報を公開することです。
政府の機関誌である官報や新聞への掲載や、インターネットに公開などの手段があります。

入札への参加は、この公告を確認することから始まります。
参加するための資格や、説明会や入札日などの日程などの重要な内容となりますので、確認漏れがないように注意してください。

※広告との違い
世間一般的に知られるのはこちらとなります。
公の機関ではない企業や人が自発的に情報を公開することです。

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告示や公示などを合わせて公告といいます

公告に似たことばで、告示や公示があります。
これらを合わせた総称が公告となります。

公告
公示
※法律による
告示
※法律によらない

告示

公の機関が、決定事項を公式に広く一般に知らせること。
法律によらないものとなります。

公示

ある事柄を周知させるために広く一般に知らせること。

公の機関と私的に行われる場合があり、法律によるものとなります。

公告期間はどのくらいあるか?

法律によって定められた期間が存在するので、好き勝手に決められた日数ではないです。

国によって定められている「予算決算及び会計令」の第七十四条には下記の通り記述されています。

契約担当官等は、入札の方法により一般競争に付そうとするときは、その入札期日の前日から起算して少なくとも十日前に官報、新聞紙、掲示その他の方法により公告しなければならない。ただし、急を要する場合においては、その期間を五日までに短縮することができる。

入札の参加経験がある方に、公示から入札日までが短いと感じることが多いのは、10日前(場合によっては5日前)までに公告しなければならないという決まりがあるためです。
そのため、入札の参加に間に合わなかったということになってしまうこともあります。

公告期間を逃さない方法とは

単純に情報を早く入手することが重要です。
方法には大きく2つあります。

1.「発注見通し」をチェックする

入札の案件は、契約の適正化の促進に関する法律により、4月に各発注自治体で、入札として公示するであろう案件を「発注見通し」として公表する義務があります。そこで前段階の情報を入手しておくと準備することができます。ただ、入札案件として公示されない場合もあるので注意が必要です。

例えば・・・

・農林水産省 発注見通しページ
http://www.maff.go.jp/j/supply/nyusatu/kensetu/mitosi/

・横浜市役所 発注見通し検索ページ
http://keiyaku.city.yokohama.lg.jp/epco/servlet/p?job=HacchuMitoshiSearch

2.情報収集を徹底的におこなう

常に発注機関のホームページをチェックすることでいち早く情報を収集しましょう。ただ、人力では限界もあるので、入札情報を集めるサービスなどを利用することで、効率よく情報収集することができます。

例えば、発注機関のホームページのチェックでは・・・

・文部科学省 http://sisetuweb1.mext.go.jp/procure/index.html

・東京都庁 https://www.e-procurement.metro.tokyo.jp/indexPbi.jsp

例えば、入札情報を集めるサービスであれば・・・

・入札情報速報サービスNJSS  http://www.njss.info/

まとめ

公告とは、発注する機関が入札情報などの調達に関わる情報を公開することであり、入札に参加するための重要な情報が記載されています。
公告には期間が設けられていますので、入札に参加できなかったというようにならないように、「発注見通しをチェックする」「情報収集を徹底的に行う」ということを徹底してみてください。情報を収集するのであれば、入札情報を集めるサービスを導入するほうが、効率が良いのでおすすめです。

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「公募型指名競争入札」という言葉を初めて知った方も多いかもしれません。

実は、指名競争入札の中にも誰もが参加しやすい公募型の入札形式があります。

ここでは、公募型指名競争入札の大まかな概要と基本的な手続きの流れ、気になる評価基準について、わかりやすくご紹介します。

“目次”

  1. 公募型指名競争入札とは
  2. 公募型指名競争入札のメリット
  3. 案件例
  4. 手続きの流れ
  5. 評価基準と傾向
  6. 最後に

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1. 公募型指名競争入札とは

公募型指名競争入札とは指名競争入札のひとつです。その名の通り、公募と指名競争の要素を組み合わせた方式のこと。技術等の必要条件を明示して広く参加者を募り、審査通過者のみを指名して競争入札を行います。

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公募型+指名競争入札

公募とは:当該案件の必要条件をあらかじめ明示して、参加者を募る方式

指名競争入札とは:発注者が事前選定した指名者同士で、競争に参加し契約者を決める方式

公募型指名競争入札のメリット

通常の指名競争入札では、発注者の判断のみで入札参加者を指名する点が問題視されるケースもありました。そこで、技術力や実績などの公募条件を満たせば参加可能な公募型指名競争入札が採用され始め、より入札の透明性・公正性・競争性が確保されるようになりました。

一般競争入札や指名競争入札との違い

種類 事前選定 通知方法 申込 選定数 備考
一般競争入札 なし 公示公告 必要 制限なし 希望者全てが参加可能
通常指名競争入札 あり 個別に指名(公示なし) 不要 10社程度 有資格名簿から業者を指名する
公募型指名競争入札※ なし 公告 必要 10社程度or制限なし 公募条件を満たせば参加可能

※案件規模や発注機関によって名称が異なる
例:希望制指名競争入札 東京都の案件に多い入札形式。公募型指名競争入札とほぼ同意です。

公募型指名競争入札の案件例

参考までに、公募型指名競争入札でこれまでにどのような案件が公示されたのか見てみましょう。

案件名:平成26年度多摩大橋外地質調査業務

  • 機関  :国土交通省(MLIT)
  • 資格  :国土交通省大臣官房官庁営繕部競争参加資格
  • 落札価格:10,500,000円
案件名:平成27年度公共下水道工事第18工区(岩南)
  • 機関  :飯能市役所
  • 資格  :飯能市競争入札参加資格
  • 落札価格:9,000,000円
案件名:H26長野国道台帳補正業務

  • 機関  :関東地方整備局
  • 資格  :地方整備局一般競争参加資格
  • 落札価格:13,890,000円

案件名:物品購入等の公募併用型指名競争入札 富山市図書館新本館用事務用品

  • 機関  :富山市役所
  • 資格  :富山市競争入札参加資格
  • 落札価格:7,460,000円

など

工事案件や物品購入案件まで幅広く存在しますが、建築業界の工事案件で多く採用されています。
ご覧頂くと「公募型指名競争入札」という表記だけではなく、機関によって様々な表現が使われています。

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手続きの流れ

公募型指名競争入札の手続きは、主に以下の通りです。
一般競争入札と同じ点も多く、それほど複雑な手続きではありません。

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評価基準と傾向

評価基準は厳密には案件によって異なります。
主には、技術的適性、過去の実績、予定技術者の経験及び能力、当該案件の対応計画、指名回数、手持ち案件量などが想定されます。
各発注機間の実情により対象案件が選定されますが、例えば、大規模な工事案件の場合には、十分に対応できるであろう技術適正、過去の対応実績などが重視される傾向にあります。
十分に対応可能な実績を備えているなら、公募によるチャンスを活かしたいところですね。
ちなみに、技術資料まで提出したが指名されなかった応札者より要請があれば、指名の透明性確保の扱点から、発注機関は指名しなかった理由を示す必要があります。

最後に

入札においては、全国の発注機関ですべて同じ定義内で統一されているわけではありません。

入札方式の表現や定義もその一例です。

表面的な言葉の意味を調べるだけで終わらずに、当該案件の各発注機関ホームページや公開資料で
詳細をきちんと確認しておきましょう。

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官公庁の入札は一見難しそうに見えがちですが、参入のハードルはそれほど高くはありません。

入札の流れは各機関により若干の差はありますが、基本的な部分はほぼ共通しており1度覚えてしまえば、他の機関への入札もスムーズに行うことができます。
また、入札は大企業のみ参加しているイメージがありますが、中小企業庁の働きかけにより中小企業にも十分参入が可能な環境となっております。
案件についても、中小にマッチしたものが多数公示されています。

企業規模の大小に限らず売上を伸ばす施策として、入札は有効な手段と言えます。

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基本的な入札の流れ

基本的な入札の流れは、

  • 1.入札に必要な資格を取得する
  • 2.入札案件を見つける
  • 3.仕様書を受け取る、説明会に参加する
  • 4.案件に入札をする
  • 5.落札後、契約をする

大きく5つのステップで構成されています。

各ステップは、順を追って解説いたします。

STEP1. 必要な資格を取得する

入札に参加するには、原則入札資格が必要となります。

資格は大きく分けて、

  • 『官公庁』…全省庁統一資格(全省庁での入札が可能、外郭団体も一部入札可能)
  • 『一部外郭団体』…独自の入札資格
  • 『地方自治体』…独自の入札資格

概ねこれらに分類されます。資格申請に、原則費用はかかりません。

資格の詳細は、下記からご確認ください。

【全省庁統一資格】

http://www.chotatujoho.go.jp/va/com/ShikakuTop.html

※『全省庁統一資格を申請』箇所を参照いただき、手続きを行ってください。

【外郭団体】

http://www.njss.info/organization_introductions/listBy/0/0/1/

※確認したい機関をクリックして、『参加資格と傾向ページ』の中ほどにある、『申請・取得方法:管轄組織のウェブサイトでご確認ください』のリンクから参加資格の情報をご確認ください。

【地方自治体】

http://www.njss.info/organization_introductions/listBy/0/0/68/

※確認したい地方自治体をクリックして、『参加資格と傾向ページ』の中ほどにある、『申請・取得方法:管轄組織のウェブサイトでご確認ください』のリンクから参加資格の情報をご確認ください。

【補足】

入札参加資格とは別に業務内容によって各種認証や国家資格、特定業務の実績などが入札条件として求められる場合があります。

例)

  • 国際規格(ISO9001, ISO27001 etc)の認証取得
  • 測量士や測量士補、一級建築士等の免許
  • 業務内容と同等、もしくはそれ以上の実務経験

STEP2. 入札案件を見つける

入札案件の見つけ方は、

  1. 1.自社で収集(自社の人員を使い、自力で収集を行う)
  2. 2.入札情報サービスの導入(入札案件を収集する情報サービスを契約する)

上記、2通り存在します。

それぞれ、メリットやデメリットがあります。

自社で収集

メリット デメリット
1 サービス利用料金など、費用をかけずに収集できる1 数千以上の発注機関の情報収集は、物理的に難しい
2 特定の発注機関と関係構築しやすい(出先機関に直接足を運ぶ など) 2 発表される入札結果(落札情報)をすべて収集しきれない
3 自社でノウハウを蓄積できる 3 情報量が限られるため、同じ収集手段をとっている企業との間で、競争率が高くなってしまう

 

※自社で情報収集する場合は、
『機関のサイトへアクセス』→『案件が記載されたページを探す』→『記載されている情報をまとめる』
以上の作業を繰り返します。
注意点として、機関のサイトはユーザビリティー(使いやすさ)に優れていないものが多く、自社の環境によっては、情報すら確認できない機関もあります。
※機関により、サイトの仕様が異なりますので、推奨環境を確認しアクセスを行ってください。

参考(環境により閲覧出来ない例)

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※閲覧していると、このようなエラーが出るケースもあります

 

入札情報サービスの導入

メリット デメリット
1 検索機能で簡単に欲しい情報を探せる(思ってもみない案件が発見できる場合がある) 1入札情報サービスの利用料金等の費用がかかる
2 新着の案件情報が毎日メールで届く(新着メール機能に対応したサービスのみ) 2 すべての機能を有効に使いこなせないケースもある
3 過去の落札情報も、必要に応じて確認できる(新着メール機能に対応したサービスのみ) 3 特定の機関のみの情報のみ必要な場合は、活用するシーンがあまりない

どの方法で情報収集を行うかは、企業の入札に対する注力度により変わりますが、

『特定の機関のみ情報収集し、入札する機関も限られている企業』は、(1)自社で収集

『豊富な情報が必要で、様々な機関の入札を積極的に行っている企業』は、(2)入札情報サービスの導入

といった形で選択すればよいでしょう。

また、案件は多岐に渡り、様々な業種・機関から公示されています。
どの様なものがあるかは、本ページ下部の、 入札案件の募集機関・業務種類について  で紹介しております。
自社にマッチした業種や気になる機関があるか、参考にご確認ください。

STEP3. 仕様書を受け取る、説明会に参加する

収集した案件情報で概要を確認し、入札への参加を決めたら、案件の仕様書を受け取ります。
案件が公示された官公庁まで出向き、仕様書を受け取ります。(一部、官公庁サイトにアップされている場合もあり)
仕様書を受け取る際に、説明会への参加が必須のケースもありますので、事前に確認を行いましょう。
受け取り後、仕様書・案件内容に不明な点があれば、各担当まで問い合わせをします。

STEP4. 案件に入札をする

仕様書を元に算出した見積書や、入札に必要な書類(ケースにより必要が無い場合もあり)を提出します。
その後入札となりますが、入札方法には『会場での入札』『電子入札』の2種類存在します。

  • 会場での入札…入札書に金額や社名などの情報を入力し、専用の箱に入札書を入れます。
  • 電子入札…インターネット上でICカードとカードリーダーを使い、入札を行います(事前の登録や機器準備の必要あり)

電子入札については、 5分でわかる!電子入札の基礎知識と導入手順  をご確認ください。

STEP5.落札後、契約をする

最低金額で入札した企業が落札となります。(一般競争入札の場合)
その際、入札に参加した企業の入札金額も発表されます。
※機関のサイト上にも、入札結果の情報が掲載されます。官公庁では定期的に、過去に公示された案件と似た案件が公示されることがあります。その際に過去の結果を把握しておくことで、おおよその落札金額が把握でき、落札の確度を上げることが可能です。入札結果も情報として、収集しておくことが重要です。

落札となった場合、機関と契約を交わします。

ここまでが、基本的な入札の流れとなります。

!入札の注意点

  • 資格は入札の等級により、参加できる案件が変わってきます。参加可能かどうか事前に確認を行いましょう。
  • 資料等の提出日や入札日の管理は、しっかりとタスク管理を行いましょう。せっかくの入札機会を逃してしまう可能性があります。
  • 提出する資料は記入漏れや間違えが無いように、事前に入念な確認を行いましょう。間違っていると入札が無効になります。
  • 入札情報は効率的に幅広く探しましょう。自社にマッチした入札案件は、意外な機関から公示されている場合があります。
  • 案件が公示されてから入札日までの期間は案件ごとに異なりますので、日付のチェックは必ず行いましょう。

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入札案件の募集機関・業務種類について

ここまでは入札の流れについてお伝えしましたが、ここからは実際にどの様な機関が募集をしているのか?業務種類はどの様な案件があるのか?について簡単にお伝えします。

官公庁の入札と言うと、まず思いつく案件は、『国交省』の『建築・土木』関連ですが、実は募集の機関は数千機関以上、業種も様々な業種の案件が公示されています。

募集機関は?

【国・官公庁】

内閣府、防衛省・法務省・文部科学省・農林水産省・総務省・国土交通省・厚生労働省など

【外郭団体】

認可法人・公益法人・民営化法人・特別民間法人

【地方自治体】

都道府県庁・市区町村役所

【その他】

医療・福祉、教育、研究所、博物館・美術館など

などがあります。

業務種類は?

IT・情報通信、広告・メディア・印刷系、人材サービス・アウトソーシング、警備・清掃、コンサルティング・リサーチ、運輸・物流、事務機器・OA機器、電機電子・精密機器、輸送機器、医療機器・医薬品、食品・飲料、不動産、旅行・施設、金融・保険、エネルギー、建設・土木

などがあります。

この様に業務の種類・機関数は上記の様に多く、自社の業種や規模にマッチした案件は、案外多く見つかります。

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まとめ

今回は入札の流れをまとめましたが理解すれば、それほどハードルが高くないことがご理解頂けたかと思います。

官公庁の入札は、

  • 公的機関の為、信用性が高い。
  • 安定的に案件が発生する。
  • 民間の案件ではなかなか無い、規模の大きな案件も多い。
  • 官公庁の落札・取引実績により、他の民間会社との取引でも自社の実績に箔がつく。
  • 業務種類も豊富で、多種多様な案件がある

以上の特長・メリットがあります。

このコンテンツをご覧いただいたことを期に、入札に取り組まれてみてはいかがでしょうか?

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日頃入札案件に携わっている方でも、その入札を辞退するケースというのはあまり多くないですよね。

また、インターネットでも入札辞退届についての情報は、多く出回っていないのが現状です。

そのような中で、いざ入札を辞退せざるを得ない状況に陥ると
「このタイミングで辞退ってできるの?」「今の状況は辞退する理由になるの?」など
わからないことだらけになって、頭を抱えてしまいます。

ここでは、

  • ・今まさに入札を辞退しなければならない。
  • ・いざという時のために知っておきたい。

という方向けに、入札辞退届の抑えておきたいポイントを
「知る→準備する→提出する」の3ステップでお伝えしていきます。

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1.入札辞退届について

STEP1 知る

1-1入札辞退届とは

国・官公庁が実施する入札案件について、それを辞退する際に発注機関へ提出する書類のことです。
この入札辞退届ですが、国としてルールやフォーマットは決められていません。
そのため、実際に辞退する時には入札辞退届の提出期日やフォーマットについて公示書や仕様書を確認したり、各案件の契約担当者へ問い合わせをしたりして、必ず確認するようにしましょう。

1-2入札辞退届が必要となるタイミング

入札辞退届の提出義務が発生するタイミングは、大きくわけて2つです。

【応札前】
応札前
【応札後】
応札後

1-3辞退することは悪いこと?

【応札前】

応札前の辞退については、特に問題としていない機関が多いです。
そのような機関は、公示書や機関のホームページ内に「辞退することによるペナルティはない」と
明記していることがほとんどです。

【応札後】

応札もしくは落札後の辞退については、ペナルティ(※)を科している場合もあるので注意が必要です。
※3ヵ月の指名停止措置等

ペナルティの有無や、内容については案件や発注機関ごとに異なるので、入札辞退届を提出する前に、各案件の契約担当者へ確認をしておくとよいでしょう。

STEP1まとめ

応札や落札後の辞退については、ペナルティが科せられてしまうことがあるので、できるだけそうならないよう、しっかりと仕様書を確認するなどして対策を講じておきましょう。

STEP2準備する

1-1入札辞退届フォーマット

下記は、参考フォーマットとなります。
実際に使用する際は、各案件や発注機関指定のフォーマットを使用して下さい。

一例:文京区入札辞退届フォーマット

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文京区のサイト

  • ・日付
  • ・案件名
  • ・入札日
  • ・社名
  • ・理由
  • ・住所/会社名/代表者名
  • ・捺印

1-2辞退の理由

入札辞退届には、必ずと言っていいほど辞退の理由を記載する欄が設けられています。
これは単に、発注機関側が理由を知りたいからというだけではありません。
発注機関の中には、この辞退の理由を元に今後の仕様書や案件作成の改善に役立てているところもあるのです。

実際に、文部科学省が辞退理由を元に改善策をまとめた資料があります。
【一者応札・応募の要因分析と改善方策(PDF)】
http://sisetuweb1.mext.go.jp/procure/bunseki_kouji1.pdf

入札辞退届に記載する辞退理由には、上記のように改善に役立てるという目的を兼ねている場合もあるため、正直にしっかりと記載するようにしましょう。
下記に、実際にあった辞退理由をいくつか挙げてみます。

~業務・仕様系理由~

  • ・案件を多数抱えていて、手が回らない
  • ・作業所や要員の確保が困難
  • ・仕様書の条件を満たす手配が出来ない
  • ・見積り額が予定価格を上回ってしまった
  • ・指定の許可資格を有していない

~その他理由~

  • 締切日を忘れてしまっていた
  • 見積額を誤った額で提出してしまった

※内容によっては、発注機関への心象を考えた上で記載した方がいいでしょう。

STEP2まとめ

フォーマット自体はどの発注機関も、簡単な内容のものがほとんどです。
理由についても、基本的には正直に記載すれば問題ないので
書類の作成は時間をかけずに完了させましょう。

STEP3提出する

1-1提出方法

案件ごとに指定された期日までに、持参もしくは郵送で提出をします。
持参と郵送の対応可否については、案件や発注機関によって異なるので公示書や仕様書に記載がないか確認しましょう。もし記載がない場合は、各案件の契約担当者へ問い合わせが必要です。

1-2注意事項

  • ・提出期日までに間に合わない場合は、事前に必ず契約担当者へ連絡をすること。
  • ・仕様書など書類を受け取っている場合は、それも併せて返却すること。

※ただし上記は、案件や発注機関によっては該当しない場合もあります。

STEP3まとめ

指定された期日や提出方法を守って、提出完了までしっかりと対応しましょう。

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2.入札を辞退しないためには

そもそも、入札を辞退しないに越したことはありません。
そうは言っても、業務過多や仕様の問題であれば諦めるしかないでしょう。
しかし、理由によっては辞退を回避できることもあるのです。
「見積り額が予定価格上回る」・「締切日を忘れてしまっていた」という、2つの理由を具体例に、入札を辞退しないための方法を紹介します。

辞退理由:見積り額が予定価格上回ってしまった

辞退しないためには:事前に落札結果を確認しましょう

過去に行われた同一案件や、類似案件の落札結果をあらかじめ確認しておくことで
今回行われる案件の予定価格の予測がつけやすく、見積額が価格を上回ることもありません。

落札結果の確認方法は、主に3つです。

  • ・発注機関のホームページを確認する
  • ・直接、発注機関に問い合わせる
  • ・入札情報サイトを利用する

入札情報サイト紹介

入札情報速報サービス

辞退理由:締切日を忘れてしまっていた

辞退しないためには:タスク管理ツールを活用しましょう

とにかく案件ごとに、締切日をしっかり管理することが必要です。
手帳やエクセルなどで手動管理すると、どうしても漏れや忘れが発生してしまいます。

そんな時に便利なのが、タスク管理ツールです。

簡単に複数の案件を管理することができるだけではなく、締切日が迫るとメールでお知らせしてくれる機能が付いているツールもあります。
自社にあったツールを見つけ、しっかり活用することができれば、締切日忘れによる入札の辞退は、簡単に防ぐことができるのです。

管理ツール紹介

入札案件管理ツール

・入札案件に特化した管理ツール
・締切日が近くなるとメールでお知らせするアラート機能付き

JOOTO
・クラウド型のタスク管理ツール
・締切日タスクはカレンダーに自動表示

まとめ

入札を辞退することは、入札に携わる中でもあまり多いケースではありません。
だからこそ、あらかじめ入札辞退届に関するポイントを知っておくことで、実際に辞退する状況になったとき、無駄な時間をかけずスムーズに対応することが出来ます。

また、できるだけ入札を辞退せずより多くの案件を落札するためには、今から「落札結果の確認」や「タスク管理ツールの導入」を行い、出来る限り入札を辞退する状況を生み出さない対応策を講じておきましょう。

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封筒

入札書を出す際には封筒に入れるという決まりがあるのですが、初めての入札参加ですと書き方が分からない方が多いです。

この記事では正しい入札書の封筒の書き方について記載させて頂きます。

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入札書とは

入札案件に参加する際に金額を記載する用紙のことを指します。
発注機関によっては、所定の用紙が用意されている場合がありますので、案件ごとに発注機関に確認することをおすすめします。
また、「日本語で記載していない」「訂正印が無い」「消去可能な筆記用具での記載している」などの入札書自体が無効になってしまう内容もありますので、注意が必要です。

入札書の封筒の書き方

入札書を提出する際には、封筒に入れる必要があります。
その封筒には封印、封かんし提出してください。

【記載事項について】

封筒に記載する内容は発注機関によって異なりますが、主に下記事項が多いです。

  • ・宛名
  • ・契約番号
  • ・件名
  • ・入札書在中 という一文
  • ・提出年月日
  • ・会社住所
  • ・会社名
  • ・会社代表者名

【封印、封かんについて】

仕様する封筒に応じて、封かんし、封筒の継ぎ目に封印をします。
原則、封印は入札書に押印する印と同じものとしてください。

封筒

自治体の封筒の例

発注機関ごとに封筒の記入方法は異なる場合がございますので、下記の一例をご覧ください。

割印の押し方

封筒の割印は基本的には封をしたところに割印を押します。

「2.入札書の封筒の書き方」の図を参考としてください。ただ、封をするべき個所が図と違う場合でも、封のある個所全てに割印を押す必要がございます。

代理人の記入

入札書の提出は代理人による提出が可能です。その際には、入札書とは別に委任状が必要となります。

代理人名による入札参加の場合は、表面に「入札書及び委任状在中」と記入、封筒表面に代理人の名前と押印、入札書と委任状を同封するなどの対応が必要となります。

無効となる場合

発注機関によって、無効となるケースは違いますが、いくつか事例を記載しますので注意してください。

  • ・封筒に封かんが無い場合
  • ・封筒に封印(押印)が無い場合
  • ・一つの封筒に2枚以上の入札書をいれた場合
  • ・指定された封筒以外の封筒を使用した場合
  • ・記載された案件名などが不明瞭で判読できない場合

まとめ

せっかく入札に参加しても無効となってしまっては意味がありませんので、最後までしっかり注意することが必要となります。
特に、発注機関ごとに形式が異なりますので、入札に参加する際には必ず、仕様書や説明書、場合によっては直接の担当者に確認をするようにしてください。

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入札を始めたばかりの企業担当者がまずぶち当たる壁は、入札方式の種類の多さかと思います。入札とは参加資格を持っていれば誰でも参加できるが、方式によっては必ずしも参加できるという訳ではありません。

では、入札方式にはいったいどのような種類があるのでしょうか?

そんな疑問を解消すべく、それぞれの入札方式の説明と、メリットやデメリット、オススメする企業について紹介します。

1.入札方式とは

入札は、大きく分けると「一般競争契約」「指名競争契約」「随意契約」の大きく3つの方式に分類されます。実際の入札ではこの大きな3つの方式の中から更に分類化された入札方式のいずれかで行われます。

基本的には、売買や請負の業務にて、発注者に一番有利(安価)な条件を出した受注者と契約するという決まりがあります。

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2.入札方式の種類

2-1. 一般競争契約

a. 一般競争入札

不特定多数の企業の中から、もっとも有利な条件を提示した企業を契約の相手とする契約方式であり、入札の原則的な契約方式となります。
中小企業庁による「中小企業者に関する国などの契約の方針」により、公平性を期するために、年々、一般競争入札の割合が増えていき、今では入札案件の中では一番多い割合となっています。

メリット
  • 価格のみの勝負となるので、中小企業や零細企業にも落札のチャンスがある。

デメリット
  • 価格勝負が利点という反面、利益があまり出ないこともある。

こんな企業にオススメ!
  • 入札市場に参入を始めたばかりで、まずは実績を作っていくという企業
  • 安価で対応できる企業

b. 見積り(オープンカウンター)

最低金額を契約者とする簡易型一般競争入札のことです。案件の見積り条件を一定の期間公示し、提出された見積りの中でもっとも有利な条件を提示した企業を契約の相手とする方式です。 対象案件は一般競争入札に比べて、予定予算額が低い傾向にある「物品購入」や「印刷物の発注」が多い傾向があります。

メリット
  • 一般競争入札に多く見られる説明会などが無いため、案件公示日から応札日まが比較的短く、数多くこなしやすい。

デメリット
  • 自治体によっては、その自治体内に本店または営業所があることが条件となる場合がある

こんな企業にオススメ!
  • 比較的短期間で完結するので、数を多くこなしたい企業
  • 全国に営業所などを構えている企業

c. 公募(公募型競争入札)

入札参加を希望する企業の中で、一定の資格や条件を有する企業を選定し入札を行う方式です。
参加する企業は、参加表明書を提出し、審査の結果、指名通知書を受けた企業が入札に参加できる。

メリット
  • ある程度企業が選定されるので落札する確率が高い

デメリット
  • 選定基準に達していないと参加できない

こんな企業にオススメ!
  • 指名=落札となるので、資格などの一定の条件に達している企業

2-2. 指名競争契約

a.指名競争入札

特定の企業を指名し、その中からもっとも有利な条件を提示した企業を契約の相手とする契約方式です。入札の例外的な契約方式の1つです。
入札案件の「工事」や「物品」などの種類や発注機関によって、それぞれの『指名基準』という企業評価に基づいて発注機関から企業へ指名を出されます。発注機関によっては、指名競争入札への参加申請書などの関係書類一式を提出する必要がある場合もあります。

メリット
  • 入札に参加する企業が限定されるので落札する確率があがる

デメリット
  • 発注機関からの指名が無いと参加することができない。

こんな企業にオススメ!
  • 一般競争入札と違い、自ら参加希望を出すというものでは無いので、指名競争入札においてオススメの企業はありません。
    ただ、指名競争入札の案件は毎年出される案件に多くみられるので、一度指名をもらえると次も指名がかかることが多くなるので発注期間との長期的な付き合いが見込めます。

b. 希望制指名競争入札

受注を希望する企業の中から、入札の参加者を選定して行う指名競争入札です。
発注機関によっては、公募型指名競争入札という名称の場合もある。参加希望企業は技術力を判断するために提出する技術資料などの資料を元に審査されます。

メリット
  • 入札に参加する企業が限定されるので落札する確率があがる

デメリット
  • 発注機関からの指名が無いと参加することができない。

こんな企業にオススメ!
  • 通常の指名競争入札と違い、条件に達していれば指名される可能性が高まるので、技術力の高さや実績の多さなどに自信のある企業

 

2-3. 随意契約

a.随意契約

入札を行わずに契約の相手を決める契約方式です。入札の例外的な契約方式の1つです。
随意契約で行う場合にも、なるべく2社以上の企業から見積書をとることとされている。
選定対象企業としては、過去に落札実績のある企業が選ばれる傾向にある。

また、随意契約は下記の3種類に分類されます。

  • 特命随契:「業者指定契約」という別名があり、発注機関の都合により、国が競争させずに特定の企業と契約を締結する方式。一般的に随意契約はこの匿名随契となる。
  • 少額随契:予定価格が少額の場合に、見積りを2社以上の企業から徴取した上で契約先を選定する方式。法令上では、予定価格が少額随契の可能な額であっても、可能な限り入札を行うように決まっている
  • 不落随契:入札を行っても、入札参加企業がいなかったり落札しなかったりした場合、または落札企業が契約を結ばない場合には、最低価格での入札企業との間で随意契約を行うことができる。この場合は、履行期限の延長や契約保証金の免除などの条件変更を行ってもよいが、予定価格は変更できない。
メリット
  • 随意契約として契約が結ばれると確実に落札となる。

デメリット
  • 随意契約の企業として選定されることが難しい。

こんな企業にオススメ!
  • 一般競争入札と違い、自ら参加希望を出すというものでは無いので、随意契約においてオススメの企業はありません。ただ、一度契約を交わせば発注期間との長期的な付き合いが見込めます。

b. 企画競争入札

不特定多数の企業の中から、定められたテーマの企画書などの提出を求め、最も適した提案をした企業を契約の相手とする方式です。発注期間によっては、プロポーザル形式という名称で公示されることもあります。
主に、建築コンサルタント業務(公共工事、建築物設計、調査など)、システムに係るコンサルティング業務、語学研修業務、PFI事業に関するアドバイザリー業務などで見られます。

メリット
  • 値段では無く、企画内容が評価の対象となるので、ある程度の利益が見込める。

デメリット
  • 提案書などの用意に手間がかかる。
こんな企業にオススメ!

  • 企画提案内容も評価と対象となるので企画力に自信のある企業

3. まとめ

このように、入札方式には様々な種類があり、それぞれのメリット・デメリットを確認していただけたかと思います
では、冒頭にお話した、入札市場に参入したばかりの企業は、いったいどの方式に参加すればいいのでしょうか?
入札の参加資格だけではなく、そのほかの資格や条件などが必要な場合を考慮すると、金額のみで勝負するのであれば、「一般競争入札」「見積り」の2つの方式を狙い、企画力で勝負するのであれば「企画競争」を狙うといいです。
もちろん、長期的に入札市場に参加するのであれば、指名競争入札や随意契約などの選定基準に達する実績や資格などを増やしていくことをオススメします。

入札案件は数多く公示されますので、その中で1つ1つ対応できるかを確認するのは時間がかかります。対応できる入札方式に絞って確認するだけでも業務効率につながるので、ぜひ確認してください。

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「入札」ってご存知ですか?

「入札」と聞くと工事や建築などの案件がメインなのでは?と思われる方も多いのではないでしょうか。
実はそんなことないんです!

  • 清掃や警備などの人材派遣をする案件
  • 企画、運営などを行う業務請負の案件
  • 建物やシステム、通信機器などの保守管理をする案件
  • 備品、備蓄物などを販売する案件

など、入札の案件には様々な種類があります。

また、入札マーケットは、年間約25兆円、150万案件以上の規模があり、他と比較をしても、とても大きなマーケットです。入札1件あたりの落札金額も大きく、平均2,300万円ほどと言われていますので、とても大きな受注機会となります。

今、売上に悩んでいる方、新たな市場へ参加して利益を出したい方、ぜひ入札市場へ目を向けてみませんか?

ここでは、「入札」の中で、最も一般的な『一般競争入札』について、基本的な知識や参加の流れ、落札のポイントまでを簡潔にご紹介します。

1.一般競争入札について

1-1. 一般競争入札とは

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一般競争入札とは、国・省庁・地方自治体等の官公庁が入札情報を公示し、参加者を募り、希望者同士が競争をして契約者を決める入札形式のひとつです。
そもそも、入札とは何かというと、売買の契約をする際等に、競争して札を入れ、落札者が契約をする仕組みです。官公庁が、物品を購入する場合や何か業務の代行を依頼する場合、原則としてこの「入札」という手続きがとられます。

入札にはいくつもの「形式」がありますが、その中で最も一般的な形式が「一般競争入札」です。
民間企業や消費者を相手に商売をする場合と大きく異なり、官公庁を相手に商売をする場合には、入札について理解し、それに即した行動をする必要があります。

そこで、次に入札の契約方式と「一般競争入札」との相違点について説明します。

1-2.入札の主な契約方式と「一般競争入札」の違い

官公庁の契約方式には大きく分けて次の3つがあります。

  1. ・一般競争入札
  2. ・指名競争入札(公募型指名競争入札・工事希望型指名競争入札・通常指名競争入札)
  3. 随意契約
  1.  一般競争入札

    一般競争入札は、入札情報を公告して参加申込を募り、希望者同士で競争に付して契約者を決める方式です。一般競争入札の場合、参加資格を所持している企業はすべて参加できます。原則、この方式が官公庁の契約において一般的に行われています。

  2. 指名競争入札

    指名競争入札は、入札に参加できる企業を官公庁が決めて、その企業を指名して入札に参加させるという入札の方式です。したがって、参加を希望しても指名がない場合は参加できません。過去の実績等特定の条件により、発注者側から指名をされますので、一般競争入札と比べると参加企業は制限され、入札に新たに参入する場合は、参加自体が難しいこともあります。

  3. 随意契約

    随意契約は、入札を行わずに官公庁が契約相手を決定する方式です。随意契約を行う場合は、様々な理由がありますが、金額が少額である場合や、競争入札で落札者が決定しない場合等に行われます。
    ただし、特定の1社と契約となると、金額が妥当なものかの判断ができない場合もあるので、通常は複数の企業から見積書を提出してもらい、より有利な相手と契約することになります。

一般競争入札 指名競争入札 随意契約
案件数 7割程 2割程 1割程
参加者 資格があれば誰でも参加可能 指名された企業のみ参加可能 官公庁が契約相手を決定
事前選定 無/有
通知方法 公告 公告/個別通知 個別通知
絞込 無制限 10者(社)程度/無制限 1~数者(社)

(2015年7月 NJSS調べ)

このように、一般競争入札は、入札市場の中で最も案件数も多く、資格を取得すればどなたでも参加できる案件です。
これから初めて入札に参加しようという場合は、まずは一般競争入札から参加することになります。
また、「指名競争入札」や「随意契約」は実績が問われる場合もある為、「一般競争入札」で実績を作ることで指名競争入札や随意契約の引き合いがかかる場合もあります。

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2.入札の参加方法・手順

2-1. 参加、申請、取得

入札に参加する為には、まず参加資格の取得が必要となります。
参加資格の取得は、必要書類を用意し各申請先へと申し込みを行います。
早ければ、資格申請より、2日~3日で資格取得をできる場合もあります。
(※各申請先により変動致しますのでご注意くださいませ。)

入札参加資格にはさまざまな種類があり、各発注機関や業種等により異なります。
したがって、入札参加を希望するすべての省庁にそれぞれ申請して資格を取得する必要があります。

多くの資格を取得すれば、それだけ参加できる案件が増えます。
資格取得に費用はかかりませんので、多くの資格を取得した方が、より多くの案件と出会うことができます。

■省庁・官公庁(中央省庁)

調達種別 入札参加資格 申請と取得
物品の購入、役務の提供 全省庁統一資格 総務省のWEBサイトより申請可能
建設、工事、コンサルティング各発注機関が認可する入札参加資格各発注機関にお問い合わせ

■外郭団体(独法や財法人 等)

調達種別 入札参加資格 申請と取得
物品の購入、役務の提供 全省庁統一資格各発注機関が認可する入札参加資格 総務省のWEBサイトより申請可能または各発注機関にお問い合わせ
建設、工事、コンサルティング各発注機関が認可する入札参加資格

■地方公共団体(県庁や市役所 等)

調達種別 入札参加資格 申請と取得
物品の購入、役務の提供各発注機関が認可する入札参加資格各発注機関にお問い合わせ
建設、工事、コンサルティング

2-2. 資格更新

更新時期や更新タイミングは、資格により異なりますので各発注機関にお問い合わせください。
一度資格を取得すれば、その後は定期更新のみのお手続きでOKです。
更新受付時期も各発注機関により異なりますので、忘れずに申請しましょう。
また地方自治体等の入札参加資格は、原則として各自治体にて取得する必要がありますが、一部の地域では、共通の資格で複数の自治体の入札に参加できるものもあります。

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3.一般競争入札で勝つためには

入札は、やみくもにただ参加するだけでは意味がありません。

入札へ参加するには手間やコストもかかりますので、しっかりと受注(落札)をし、売上アップにつなげないとコストの無駄遣いになってしまう場合もあります。
ただ、売上金額も大きい案件も多いですし、与信の心配もありませんので、落札さえできればとても大きな受注機会となります。

最も一般的な「一般競争入札」は誰でも参加できるので、おのずと競争倍率も高くなります。
一般競争入札で勝つためには、たくさんの案件情報の中から、自社にマッチした案件を取捨選択し、落札角度が高い案件を見つけることがとても重要です。

『落札の3つのポイント』

★1.漏れのない情報収集で機会損失を防ぐ

国・省庁・地方自治体等様々な行政機関から公示されている案件情報をチェックし、自社にマッチする入札情報をもれなく収集する必要があります。
ただし、各発注機関によりサイトの表示方法や表示箇所は異なりますので、自社の人員でもれなく情報を収集する事はとても手間になります。
現在、入札情報を集約したツールやサイトもありますので、こちらを活用している人も少なくありません。

★2.競合(ライバル)企業や発注機関の傾向を分析

競合やライバル企業が、実は入札で大きな売上・利益をあげていることがあります。
もし、自社でも同様に参加できる、もしくは自社の方が低コストで受注できる場合は、ぜひ積極的に参加し、受注機会を増やしていきましょう。
また、過去の入札案件や入札結果から発注機関の傾向を分析することや「過去に同じような案件が、いくらで落札されたのか?」というある程度の相場観や傾向を掴むことができます。

過去の入札結果は最適な見積もりを算出するための重要な参考情報となりますので、このような情報もきちんと把握することが大事です。

★3.競争倍率の低い案件に臨む

知名度が高い機関の入札情報は、競合・ライバルも必ずチェックしています。
ですので、知名度が高い機関の案件は、せっかく手間をかけ応札しても、入札に参加する企業が多い為、価格競争が厳しくなり、落札できる可能性は低くなります。
また、無理して落札しようとしても、結局利益がでなかったという事も発生してしまいます。
今まで知らなかった 知名度が低い機関を見つけ、倍率が高くない入札案件へ取り組み、適切な価格で入札することを心掛けましょう。

最後に・・・

入札に参加するメリットは様々あります。

  • 行政機関とのお付き合いで、信頼度アップ
  • 与信的な心配がなく、安心
  • 資格があればどの企業とも公平に競争ができる

入札に参加する為の情報ツールもたくさんありますので、有効的に活用し、幅広く情報を集め角度の高い案件に出会ってください。

そして、自社の成長の為に、多くの案件を受注(落札)し、売上アップにつなげてください。

それが、入札に参加する一番の目的です。

数あるたくさんの入札情報に、受注機会が眠っています!!!

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■開催スケジュール

  日 時:2016年11月08日(火) 入札セミナー 開催終了
  日 時:2016年11月22日(火) 入札セミナー 開催終了
  日 時:2016年12月02日(金) 入札セミナー 開催終了
  日 時:2016年12月13日(火) 入札セミナー 開催終了
  日 時:2017年01月13日(金) 入札セミナー 満席です
  日 時:2017年01月24日(火) 入札セミナー ただいま受付中

■開催概要

  定 員:15社限定(1社2名様まで)
  参加費:無料
  主 催:株式会社うるる
  会 場:株式会社うるる セミナールーム ご参加には事前申込が必要です

■セミナーでお伝えするポイント

  ・入札マーケットの現状と魅力
  ・効率的な入札情報の収集方法
  ・落札するためのポイント
  ・成果アップした参考事例

■対象企業

  ・これから官公庁や自治体などの入札に取り組むことをご検討されている企業様
  ・入札に参加しているが、さらなる成果や効率化を図り落札確率を上げたい方
  ・売上を向上させるための手法として、入札業界に関する知見を高めたい方

■セミナー内容

  第1部:『データを元に、入札の世界を理解する』
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  ・定員以上のお申込みがあった場合、恐れ入りますが先着順とさせていただきます。
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  ・万が一にもご連絡がない場合は、お手数ですが、お問い合わせいただければ幸いです。
  ・競合もしくは競合になる可能性のある事業者様や個人様は参加をお断りいたします。
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■開催スケジュール

  日 時:2016年08月02日(火) 入札セミナー 開催終了
  日 時:2016年08月19日(金) 入札セミナー 開催終了
  日 時:2016年09月06日(火) 入札セミナー 開催終了
  日 時:2016年09月16日(金) 入札セミナー 開催終了
  日 時:2016年10月06日(木) 入札セミナー 開催終了
  日 時:2016年10月20日(木) 入札セミナー キャンセル待ち

■開催概要

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